55 Ces rapports d’inspection font également état d’autres manquements:
l’absence de rédaction d’un rapport d’activités bimestriel par les délégations, pourtant exigé dans le cahier des charges et la lettre de mission ;
l’importance des paiements par caisse sans une tenue stricte de livres de caisse, dans certains pays où l’économie bancaire reste complexe ;
l’absence de comptabilisation de recettes dans la comptabilité de certains postes ; un manque de séparation des tâches relevant du domaine financier ;
le versement d’acomptes, dans des pays où c’est une pratique courante mais interdit par la réglementation et, de manière plus générale, un non-respect des dispositions légales
en matière de marchés publics ; l’absence de contrat de travail pour des membres du personnel local ;
l’absence d’un règlement d’ordre intérieur. La Cour des comptes
a analysé les rapports d’inspection réalisés sur la période 2009 à 2011 et
n’y a pas décelé de suivi des recommandations par la mise en place de plans d’action par délégation.
La direction de WBI a précisé que ce suivi sera opéré lors des sessions d’inspection de 2012 à 2015 à l’occasion du nouveau mouvement diplomatique. Dans ce cadre, WBI travaille sur un
avant-projet de méthodologie de l’inspection des délégations et bureaux sis en Belgique et à l’étranger. Cette méthodologie aura pour but de standardiser les missions d’inspection au
sein des différentes délégations et d’organiser la suite à donner au rapport d’inspection, par la mise en place de tableaux de bord de suivi et par l’établissement d’un rapport annuel confié
au service délégation.
WBI envisage également d’accroître le contrôle financier des délégations à l’étranger en instaurant un contrôle externe régulier dans le cadre de missions de révision.
WBI informe la Cour des comptes qu’un premier audit comptable a été réalisé dans le cadre
de la gestion financière du poste à Kinshasa ; il souhaite systématiser cette pratique aux postes les plus importants, dans un premier temps.
Pour ce qui concerne le suivi des inspections de postes, WBI annonce que le service délégations à l’étranger a été réorganisé afin d’assurer cette tâche essentielle.
8.5 Fiches 281.50
Chaque année, les organismes publics doivent établir des fiches fiscales pour les commissions, courtages, ristournes, vacations, honoraires, gratifications, rétributions ou
avantages de toute nature payés ou attribués.
WBI établit ces fiches pour les honoraires payés à des prestataires belges mais pas pour les honoraires payés par l’intermédiaire des délégations ou des centres. En effet, ces fiches ne
sont établies, via le logiciel comptable PIA, que si les documents justificatifs ont été encodés dans un journal de facturier d’entrée. Or, pour les délégations et les centres, les factures sont
comptabilisées en utilisant un journal bancaire. Ces méthodes de comptabilisation n’autorisent actuellement pas l’établissement aisé des fiches pour les étrangers.
WBI doit dès lors veiller à l’établissement de toutes les fiches fiscales. WBI prend note de ces remarques et signale que le nouvel outil EPM facilitera la procédure
de déclaration.
56
8.6 Déclarations spéciales à la TVA
Depuis le 1
er
janvier 2010, les États-membres de l’Union européenne appliquent de nouvelles règles de localisation des prestations de services. La TVA due doit être versée au Trésor par
le preneur de services puisque son prestataire n’est pas établi dans le pays. Lors de son contrôle, la Cour des comptes
a constaté que WBI n’a pas demandé de numéro
d’identification à la TVA pour les opérations intracommunautaires et n’a dès lors pas établi les déclarations spéciales à la TVA requises pour ces opérations.
Par conséquent, la Cour des comptes recommande à WBI d’entreprendre les démarches
nécessaires auprès de l’administration de la TVA afin d’obtenir un numéro d’identification spécial pour ce type d’opérations.
57
II Contrôles et audits
1 Contrôle de légalité et de régularité - DGO6, direction
générale opérationnelle de l’économie, de l’emploi et de la
recherche
102
En application de l’article 50 du décret du 15 décembre 2011 portant organisation du budget et de la comptabilité des services du gouvernement wallon, la Cour des comptes a procédé
à un contrôle de légalité et de régularité de certaines dépenses de subventions et d’avances récupérables mises à la charge des programmes 31 Recherche et 32 Aides aux entreprises de
la division organique 18 Entreprises, emploi et recherche du budget des dépenses de la Région wallonne pour 2011. Le contrôle a mis en évidence une absence de motivation
formelle adéquate des décisions d’octroi, laquelle ne permet pas d’assurer que les aides résultent d’une analyse cohérente et impartiale garantissant l’égalité de traitement des
bénéficiaires. La Cour a relevé plusieurs irrégularités concernant un dossier particulier. D’une part, la note de synthèse comporte une contradiction quant à la situation financière
de l’entreprise ; l’utilisation qui y est faite des critères d’évaluation fixés par la réglementation est inadéquate. D’autre part, la convention initiale prend en compte des
dépenses non admissibles, une garantie prévue par la note de synthèse n’y est pas mentionnée et toutes les sous-traitances n’y figurent pas à ce titre. Enfin, aucune demande
des récupérations prévues par les conventions successives n’a été introduite.
1.1 Introduction
