51 organisation, au travers de la mission du réviseur d’entreprises, de contrôles
comptables approfondis, in situ.
8.4.3 Fonctionnement 8.4.3.1
Octroi d’avances de fonds
Les délégations à l’étranger perçoivent une avance de fonds par type de dépenses : dépenses de fonctionnement, salaires du personnel local et organisation d’activités. Un budget est mis
à disposition de la délégation, qui peut l’utiliser sans devoir demander l’accord de l’administration centrale avant d’effectuer la dépense.
Le système d’avances de fonds conduit à un cumul des rôles au sein de la délégation et, parfois, dans le chef du seul délégué. En effet, il n’y a pas de séparation claire des tâches entre
la passation de la commande, la réception, l’approbation de la facture et son paiement. Le délégué est également chargé de payer les salaires du personnel local sur la base des avances
reçues.
L’introduction du programme EPM en 2012 a permis de formaliser un processus d’approbation des extraits de compte bancaire au sein des délégations et de l’administration
centrale, mais ne permet pas de garantir la séparation des tâches dans les différentes étapes du processus.
8.4.3.2 Respect des marchés publics dans les délégations et les centres
Les centres et délégations de WBI doivent respecter la réglementation en matière de marchés publics. Pour les dépenses inférieures à 5.500 euros, trois offres doivent être transmises et
soumises à l’examen de la cellule délégation de l’administration centrale. Pour toute dépense supérieure à 5.500 euros, le dossier est analysé par la cellule des marchés publics.
Les investissements
100
dans les délégations et les centres se sont élevés à 52.440,36 euros en 2009 et 345.323,39 euros en 2010. La Cour des comptes
a procédé à l’examen d’un échantillon
de 17 factures représentant 66 du montant des dépenses en 2010 et 60 en 2009 ; elle a constaté que cinq de ces dépenses toutes relatives au Centre Wallonie-Bruxelles à Paris,
n’ont fait l’objet ni d’un accord préalable de l’administration centrale de WBI, ni d’un appel à la concurrence.
Dans le cadre de l’application de la réglementation des marchés publics, WBI signale qu’un programme de formation a été mis en œuvre, notamment par l’organisation de stages à
destination du personnel local. Ce programme sera renforcé dans les prochaines années.
8.4.3.3 Véhicules de service
La règle générale établit que la délégation ne dispose pas de véhicule de service. Le délégué doit, s’il possède une voiture, la mettre à disposition de la délégation et peut financer son
achat par l’octroi d’un prêt sans intérêt accordé par WBI.
100
Pour les délégations, seuls les investissements sont soumis à l’autorisation préalable de l’administration centrale.
52 Toutefois, les délégations de Dakar, Kinshasa, Tunis et Alger disposent de véhicules de
service car elles se trouvent dans au moins une des situations particulières suivantes : l’état du réseau routier entraîne une usure rapide du véhicule;
il n’existe aucun autre moyen de transport que la voiture privée ; les déplacements journaliers paraissent disproportionnés par rapport à la norme
distance séparant la délégation de l’aéroport ; toute autre situation à caractère exceptionnel et temporaire, jugée au cas par cas, comme
la nécessité d’une immatriculation spéciale ou de véhicules tropicalisés. En 2006, le CGRI a conclu des contrats de location-financement en Belgique pour ces
véhicules, avec une option d’achat, et les a transportés jusqu’aux délégations. Cette opération s’est révélée très coûteuse pour plusieurs raisons : certains véhicules n’étaient pas adaptés à
l’état routier du pays, les garanties des véhicules offertes par les constructeurs n’étaient pas d’application en dehors de l’Union européenne et les frais d’envoi, de dédouanement et de
transformation tropicalisation étaient à la charge de WBI. En 2010, lors du renouvellement du parc de véhicules, WBI a demandé aux délégations d’en acquérir sur la base de leurs
besoins en respectant un certain budget. Ces achats à l’étranger, plutôt qu’un marché global en Belgique, ont fait l’objet d’un accord préalable de l’Inspection générale des finances.
Les véhicules en fin de contrat ont été achetés par WBI moyennant le paiement de l’option d’achat et conservés au sein des délégations, mais sans inscription dans les inventaires
comptables et physiques.
Les dépenses de carburant sont imputées sur les budgets de fonctionnement des délégations. La Cour des comptes estime que ces dépenses ne font pas l’objet d’un contrôle suffisant. Les
véhicules, réservés à un usage strictement professionnel, devraient faire l’objet d’un suivi de leur kilométrage afin de pouvoir justifier la consommation de carburant y afférente. La Cour
des comptes recommande l’instauration d’un carnet de bord recensant les divers déplacements effectués pour des raisons professionnelles ainsi que les pleins de carburant,
ensuite, la communication de ces informations au siège central afin de vérifier la correspondance entre les justificatifs d’achats de carburant et les données reprises dans le
carnet. Enfin, lors des inspections dans les délégations, la Cour recommande de vérifier la cohérence entre les kilométrages figurant dans le carnet de bord et au compteur du véhicule.
WBI prend bonne note de ces recommandations et veillera à leur mise en œuvre.
8.4.3.4 Comptes bancaires des délégations Envoi mensuel des extraits de compte bancaire
