Comptabilité des délégations

47 que l’application d’un pourcentage forfaitaire à titre de participation aux frais généraux doit être évitée 90 . WBI prend bonne note des remarques relatives aux forfaits pour frais de gestion dans les subventions. Concernant la rédaction des arrêtés de subvention, des rappels seront adressés aux services afin d’améliorer et de clarifier les modalités d’intervention. L’organisme précise en outre qu’il dispose déjà de plusieurs niveaux de contrôle contrôle des engagements, budget, comptabilité, contrôle externe au travers de l’Inspection des finances améliorant sa démarche qualité en la matière. En ce qui concerne les pièces justificatives en langue étrangère, WBI signale réclamer, dans la mesure du possible, une traduction libre.

8.4 Délégations à l’étranger

8.4.1 Comptabilité des délégations

Jusque fin 2008, les délégations à l’étranger, qui n’ont pas un statut juridique distinct de WBI, étaient considérées comme des tiers 91 en comptabilité, ce qui ne donnait pas une image correcte de l’ensemble des activités de WBI et remettait en cause l’exhaustivité des opérations comptabilisées car les comptes bancaires des délégations n’étaient pas intégrés dans les comptes de l’organisme. En 2009, l’utilisation d’un nouveau logiciel comptable a permis d’intégrer leurs comptes financiers dans la comptabilité de WBI. Les risques accrus liés à la décentralisation géographique des comptes bancaires de l’organisme ont contraint WBI à mettre en place des contrôles sur les mouvements bancaires et de caisse des délégations, en recourant à l’analyse d’un fichier que celles-ci doivent produire mensuellement. Ce document retrace les mouvements des comptes bancaires, accompagnés de pièces justificatives et des extraits de comptes originaux. Dans le cadre de son contrôle, la Cour des comptes s’est concentrée sur l’activité des délégations à l’étranger au cours des années 2009 et 2010, puisqu’en 2008, leurs comptes bancaires n’étaient pas encore repris en comptabilité. Leur intégration en 2009 a mis en évidence un risque inhérent important, que WBI a dû maîtriser 92 . De manière plus générale, la Cour des comptes relève que, pour 2009 et 2010, la comptabilité ne permet pas de chiffrer le coût complet d’une délégation. En effet, ce n’est qu’en 2011 qu’une comptabilité analytique a été développée au sein du logiciel comptable. L’organisme signale l’introduction, depuis 2012, d’un encodage décentralisé avec workflow d’approbation grâce au logiciel EPM. L’organisme poursuit sa réflexion afin d’améliorer le contrôle interne en ce domaine. 90 À titre d’exemple, la subvention pour une aide d’urgence suite au tremblement de terre survenu le 12 janvier 010 à Haïti. 91 L’administration centrale recevait des déclarations de créance en provenance de celles-ci. 92 Les conclusions du test de contrôle réalisé par la Cour des comptes sont explicitées au point 8.4.3.4 Test de contrôle sur les extraits de compte bancaire. 48 8.4.2 Délégués et conseillers 8.4.2.1 Cadre du personnel de la carrière extérieure