HANDLING COMPLAINTS Situs Resmi PT. Kereta Api Indonesia (Persero)

PT KERETA API INDONESIA PERSERO LAPORAN TAHUNAN 2013 351 Business Prospects and Corporate Strategy Analysis and Managerial Discussion Supporting Business Report b. Penyelenggara WBS memberikan hak kepada pelapor untuk melakukan pemantauan monitoring dan tanggapan respon mengenai tindak lanjut atas laporan dugaan pelanggaran yang disampaikan pelapor. 4. a. Penanggung jawab setelah mempertimbangkan hasil telaahan dan sumber informasi lainnya, menetapkan tindak lanjut atas laporan dugaan pelanggaran, dengan antara lain memberikan sanksi kepada terlapor apabila laporan yang diterima terbukti benar atau rehabilitasi jika laporan yang diterima dari pelapor terbukti salahpalsu fitnah. b. Penanggung jawab setelah mempertimbangkan hasil telaahan dan sumber informasi lainnya, memberikan perlindungan dan menetapkan pemberian penghargaan sesuai ketentuan yang berlaku kepada pelapor, apabila laporan yang diterima terbukti benar atau sanksi jika laporan yang diterima dari pelapor terbukti salahpalsufitnah. 5. a. Penanggung jawab setelah mempertimbangkan hasil telaahan dan sumber informasi lainnya, memerintahkanmenugaskan Kepala SPI dan atau menunjuk Auditor Independen lain untuk melakukan investigasi atas laporan pelanggaran yang patut diduga mengandung tindak pidana. b. Kepala SPI danatau Auditor Independen melakukan tugas investigasi, antara lain melalui pengumpulan bukti, wawancara dengan pihak- pihak yang terkait termasuk penyelenggara WBS dan pelapor, serta interogasi kepada terlapor sesuai dengan batas kewenangan dan ketentuan yang berlaku. c. Kepala SPI danatau Auditor Independen melaporkan hasil audit investigatif kepada penanggung jawab, berikut rekomendasi tindak lanjutnya. 6. a. Penanggung jawab dapat meneruskan laporan dugaan pelanggaran kepada Aparat Penegak Hukum APH : Kepolisian atau Kejaksaan atau Komisi Pemberantasan Korupsi, berdasarkan laporan hasil telaahan penyelenggaran WBS sebagaimana butir 3.a. danatau laporan hasil audit investigatif dari Kepala SPI atau Auditor Independen yang ditunjuk sebagaimana butir 5 tersebut di atas. b. APH melakukan pemeriksaan atas bukti-bukti awal yang disampaikan perusahaan, serta melakukan penyelidikan dan penyidikan lebih lanjut sesuai batas kewenangan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. b. WBS organizers entitles the complainant to perform monitoring monitoring and responses response of the follow-up to report alleged violations of the reporting submitted. 4. a. Having considered the results of the analysis and other resources, organizers set a follow- up to report alleged violations - to impose sanctions if the report received is proved to be correct, or to provide rehabilitation if the report received is proved to be false fake slander. b. Having considered the results of the analysis and other resources, organizers provide protections and set the appropriate award provisions applicable to the complainant if the report is proved to be true, or to provide sanctions if the report received is proved to be false fake slander. 5. a. Having considered the results of the analysis and other resources, organizers order commission the Head of Internal Audit and or appoint another independent auditor to conduct an investigation into reports of violations that may contain criminal offense. b. Head of Internal Audit and or the Independent Auditors perform investigative duties, among others, through the collection of evidence, interviews with relevant parties including the organizers of the WBS and the reporting, as well as questioning the authority reported in accordance with the limits of authority and conditions in force. c. Head of Internal Audit and or the Independent Auditor will report the results of the investigative audit to the organizers, including recommendations for follow-up. 6. a. Organizers continue to report alleged violations to Law Enforcement Authorities LEA: Police or the Attorney or the Corruption Eradication Commission, based on the delivery of a report on the analysis of the WBS as item 3.a. and or investigative audit report of the Head of Internal Audit or Independent Auditor appointed as mentioned in paragraph 5 above. b. LEA audits the preliminary evidence presented by the company, and conduct further inquiry and investigation within the limits of authority and legislation in force. PT KERETA API INDONESIA PERSERO 2013 ANNUAL REPORT 352 7. a. Tim pengawas melakukan evaluasi penyelenggaraan WBS dan kinerja staf administrasi, verifikator, penelaah dan administrator sistem secara berkala, serta memantau pelaksanaan tindak lanjut atas laporan dugaan pelanggaran. b. Tim pengawas melaporkan hasil evaluasi dan pemantauannya kepada penanggung jawab. c. Tim pengawas dapat melakukan koordinasi dengan Komite Audit dalam melaksanakan fungsi dan tugas pokoknya. 8. Penanggung jawab memberikan arahan dan pembinaan kepada staf administrasi, verifikator, penelaah dan tim pengawas. 9. Penanggung jawab melakukan konsultasi koordinasi dengan Dewan Komisaris dalam menetapkan arah kebijakan dan rencana strategis serta pengembangan dan perbaikan kualitas penyelenggaraan WBS. 10. Dewan Komisaris memberikan arahan kepada Komite Audit dalam ikut serta menyelenggarakan WBS dan berkoordinasi dengan tim pengawas.

D. PIHAK YANG MENGELOLA PENGADUAN

Kantor pusat perusahaan menyelenggarakan WBS untuk seluruh Divisi Regional Divre, Daerah Operasi Daop, UPT, balai, dan unit organisasi lainnya, termasuk anak perusahaan. Pengembangan, pemeliharaan, dan pemutakhiran WBS termasuk Standard Operating Procedures SOP dilaksanakan oleh sekretaris perusahaan. Tugas pokok pengelola pengaduan adalah: 1. Melakukan telaahan awal atas laporan dugaan pelanggaran yang telah diverifikasi oleh verifikator. 2. Menetapkan data dan informasi tambahan yang diperlukan, pihak yang akan diklarifikasidikonfirmasi, serta alokasi waktu untuk dituangkan dalam program telaah. 3. Melakukan telaah atas laporan dugaan pelanggaran.

E. HASIL PENANGANAN PENGADUAN

PT. KAI Persero mendorong penerapan WBS yang efektif agar dapat meningkatkan partisipasi insan perusahaan dalam melaporkan pelanggaran menuju ke arah budaya kejujuran dan keterbukaan. 7. a. Team supervisors conduct performance evaluation of the WBS and administrative staff, verifier, reviewers and system administrators on a regular basis, and monitor the implementation of the follow-up to report alleged violations. b. Team supervisors report the results of the evaluation and monitoring to the organizers. c. Team supervisors can coordinate with the Audit Committee in carrying out the functions and duties anyway. 8. Organizers provide some direction and guidance to administrative staff, verifier, reviewers and team supervisors. 9. Organizers consultcoordinate with the Board of Commissioners in setting policy direction and strategic plans, as well as the development and improvement of the quality of the WBS. 10. Board of Commissioners provide direction to the Audit Committee in organizing the WBS and coordinating with team supervisors.

D. DEPARTMENT IN CHARGE OF GRIEVANCE

WBS organizes corporate headquarters for the entire Regional Division Divre, Division are of operation DAOP, UPT, Balai, and other units. Development, maintenance, and updating WBS including standard operating procedures SOP carried out by corporate secretary. Main task of Grievance: 1. Study for the report suspected breach that has been verified from verificator. 2. To set a data and some additional information that is required, the one that will be clarifiedconfirmed and time allocation for laid out in the study. 3. Study to report suspected breach.

E. GRIEVANCE HANDLING RESULT

PT KAI Persero encourage implementation of WBS effective participation in order to increase the company participation breach reporting toward the honesty and opensess culture. PT KERETA API INDONESIA PERSERO LAPORAN TAHUNAN 2013 353 Business Prospects and Corporate Strategy Analysis and Managerial Discussion Supporting Business Report Recapitulation type Disciplinary Sanctions Rekapitulasi Jenis Hukuman Disiplin NO JENIS HUKUMAN DISIPLIN TAHUN 2009 2010 2011 2012 2013 NO PUNISHMENT OF DISCIPLINE YEAR 2009 2010 2011 2012 2013 1. Teguran tertulis Written Monition 2 18 13 36 167 2. Pernyataan tdk puas tertulis Distatisfied Statement 9 1 7 6 6 3. Tunda Kenaikan Gaji Berkala selama 6 bulan Postponding the Increase Periodic Salary for 6 month - 2 1 5 - 4. Turun Gaji setingkat lebih rendah selama 6 bulan Dropped Salary one level for 6 month 2 14 11 9 - 5. Tunda Kenaikan Pangkat selama 6 bulan Promotion Postponed for 6 month 1 9 2 4 - 6. Turun Pangkat setingkat lebih rendah selama 6 bulan Promotion Postponed for lower level for 6 month 16 16 8 7 - 7. Bebas Jabatan Unpotition 2 - 14 10 6 8. Berhenti Dengan Hormat Atas Permintaan Sendiri Resign with respect at his own request 1 6 - - - 9. Berhenti Dengan Hormat Tidak Atas Permintaan Sendiri Resign with respect at the Company request 13 12 24 6 - 10. Berhenti Tidak Dengan Hormat Tidak Atas Permintaan Sendiri Resign with unrespect at the Company request 16 2 - - - 11. Potongan Gaji 10 selama 6 bulan Salary Cut off 10 for 6 month - - - - 52 12. Potongan Gaji 20 selama 6 bulan Salary Cut off 20 for 6 month - - - - 20 13. Potongan Gaji 25 selama 6 bulan Salary Cut off 25 for 6 month - - - - 4 14. Potongan Gaji 30 selama 6 bulan Salary Cut off 30 for 6 month - - - - 4 15. Penurunan Pangkat Setingkat Lebih Rendah Depromotion for lower level - - - - 3 16. PHK Layoffs - - - - 16 JUMLAH 62 80 79 83 278 TOTAL 62 80 79 83 278 Selama tahun 2013, Direksi PT. KAI Persero memberikan hukuman disiplin PHK sebanyak 16 orang, terkait pelanggaran aturan perusahaan. Adapun jumlah sanki kepada karyawan yang diterbitkan oleh Direksi adalah sebagai berikut. For 2013, the BOD of PT KAI Persero did a disciplinary lay off for 16 people because of company rules violation. Amount of sanctioned who are published by the board of directors for the employees is as follows.