PT KERETA API INDONESIA PERSERO
LAPORAN TAHUNAN 2013
349
Business Prospects and Corporate Strategy
Analysis and Managerial Discussion
Supporting Business Report
a. Termasuk pada kriteria tindak pelanggaran.
b. Laporan tersebut diajukan terhadap tindakan
pelanggaran yang terjadi paling lama 2 dua tahun sebelum tanggal laporan.
c. Laporan mempunyai dampak terhadap kinerja
dan reputasi perusahaan. d.
Laporan disampaikan oleh pelapor yang menyebutkan identitas full disclosure.
2. Tindak pelanggaran yang dapat dilaporkan melalui
WBS adalah tindak pelanggaran yang dilakukan oleh insan perusahaan, dengan kategori:
a. Kecurangan fraud, yaitu perbuatan tidak jujur
atau tipu muslihat meliputi penipuan, pemerasan, pemalsuan, penyembunyian atau penghancuran
dokumenlaporan atau menggunakan dokumen palsu, yang dilakukan oleh seseorangsekelompok
orang yang menimbulkan potensi kerugian atau pun kerugian nyata terhadap perusahaan.
b. Pelanggaran terhadap peraturanhukum, yaitu
melakukan tindakanperbuatan yang dilarang danatau bertentangan dengan ketentuan hukum
yang berlaku baik internal maupun eksternal. c.
Benturan kepentingan, yaitu situasi dimana insan perusahaan memiliki kepentingan pribadi
di luar kepentingan perusahaan yang dapat mempengaruhi pelaksanaan tugas danatau
kewenangan yang dimilikinya secara objektif berdasarkan
kedudukan dan
jabatannya dalam perusahaan, sehingga menimbulkan
pertentangan antara kepentingan pribadi dan atau kelompok danatau keluarga dengan
kepentingan perusahaan. d.
Penyuapan danatau
gratifikasi yang
berhubungan dengan
jabatan dan
yang berlawanan dengan kewajiban atau tugasnya di
perusahaan. e.
Kelakuan tidak etis, yaitu perbuatan atau tindakan yang dilakukan oleh insan perusahaan yang tidak
dapat dibenarkan secara etika yang berlaku seperti pelanggaran Code of Ethics dan Code of
Conduct Perusahaan. a. Including the criteria violations.
b. The reports submitted to the violations that
occurred more than 2 two years prior to the date of the report.
c. Reports have any impact on the performance and reputation of the company.
d. The reports are submitted by the complainants with a definite identity full disclosure.
2. Acts of violation can be reported through WBS is offenses committed by the personnel of the company,
with the following categories: a.
Fraud fraud, that is dishonest or ruse, includes
fraud, extortion,
falsification, concealment or destruction of documents
statements or using false documents, which is done by a person group of people who pose
a potential loss or real loss to the company. b.
Violation of the rule law is to act acts that are prohibited and or contrary to the
provisions of the law, which applies to both internal and external.
c. Conflict of interest is a situation in which
human beings have a vested interest in the company beyond the interests of the company
that could affect the performance of duties and or its authority objectively based on his
position and role in the company, giving rise to a conflict between personal interests and
or groups and or families with interests of the company.
d. Bribery andor gratification associated with the position and contrary to the obligations or
duties at the company. e. Unethical behavior is the act or acts committed
by the personnel of the company which can not be justified ethically such as a violation of
Code of Ethics and Code of Conduct.
PT KERETA API INDONESIA PERSERO
2013 ANNUAL REPORT
350
B. PERLINDUNGAN BAGI WHISTLEBLOWER
Perusahaan memberikan hak perlindungan kepada pelapor dengan dengan ketentuan sebagai berikut:
1. Perlindungan
diberikan dengan
tetap memperhatikan
azas kerahasiaan
dan ketentuan yang berlaku di perusahaan serta
peraturan perundang-undangan yang berlaku. 2.
Perlindungan hanya dapat diberikan kepada pelapor dengan kategori full disclosure dan
partial anonymity,
dengan dirahasiakan
identitas beserta laporan yang disampaikannya. 3.
Pelapor menyampaikan
permohonan perlindungan kepada penanggung jawab dalam
hal pelapor menerima ancaman pemecatan yang tidak adil, penurunan pangkat, pelecehan,
atau diskriminasi dalam segala bentuk, dan catatan yang merugikan dalam file pribadinya.
4. Bentuk
perlindungan terhadap
pelapor disesuaikan dengan bentuk ancamantindakan
balasan yang diterima. 5.
Dengan pertimbangan tertentu, perusahaan dapat
memberikan perlindungan
kepada keluarga pelapor.
a. Pemberian perlindungan kepada pelapor
dapat ditolak atau dihentikan bila terdapat bukti bahwa laporan pelanggaran yang
disampaikan oleh
pelapor kepada
perusahaan ternyata palsufitnah atau mempunyai tujuan yang menyimpang dari
tujuan penyelenggaraan WBS. b.
Terdapat bukti bahwa pelapor tidak melakukan kewajibannya dalam menjaga
kerahasiaan identitas diri dan laporannya.
C. PENANGANAN PENGADUAN
Prosedur penanganan pengaduan sebagai berikut : 1.
Pelapor menyampaikan laporan pelanggaran yang patut diduga dilakukan oleh insan perusahaan melalui
sarana WBS. 2.
Penyelenggara WBS melakukan administrasi, verifikasi dan telahaan atas laporan dugaan pelanggaran yang
masuk melalui WBS. 3.
a. Penyelenggara
WBS melaporkan
kepada penanggung jawab hasil telaahan laporan dugaan
pelanggaran.
B. PROTECTION OF WHISTLEBLOWER
The company gives the right to the protection of the complainant with the following provisions:
1. Protection is given with regards to the
principle of confidentiality and the provisions in force in the company, as well as the laws
and regulations in force. 2. Protection can only be given to the
complainant by categories of full disclosure and partial anonymity, to keep the identity
and report it conveys. 3. Complainant submits a request to the person
in charge of protection; in this case the complainant gets unfair threats for dismissal,
demotion, harassment, or discrimination in any form, and record adverse in his personal
file. 4. Form of protection against the reporting is
tailored to the shape of threats retaliation received.
5. With certain considerations, the company can provide protection to the family of the
complainant. a.
Providing protection to the complainant may be refused or discontinued if there is
evidence that the report submitted by a reporting violations to the company turns
out false slanderous or have goals deviate from the objectives of the WBS.
b. There is evidence that the reporter did not
do his duty to maintain confidentiality and report identity.
C. HANDLING COMPLAINTS
Procedures for handling complaints are described as follows:
1. Rapporteurs submits a report violation which is very
likely done by employees of the company, by means of WBS.
2. Organizers of WBS do administration, verification and
analysis of reports of alleged infringement that goes through the WBS.
3. a. Organizers of the WBS report to the person
in charge of the results of the analysis of the report on the alleged violations.
PT KERETA API INDONESIA PERSERO
LAPORAN TAHUNAN 2013
351
Business Prospects and Corporate Strategy
Analysis and Managerial Discussion
Supporting Business Report
b. Penyelenggara WBS memberikan hak kepada pelapor
untuk melakukan
pemantauan monitoring dan tanggapan respon mengenai
tindak lanjut atas laporan dugaan pelanggaran yang disampaikan pelapor.
4. a. Penanggung jawab setelah mempertimbangkan
hasil telaahan dan sumber informasi lainnya, menetapkan tindak lanjut atas laporan dugaan
pelanggaran, dengan antara lain memberikan sanksi kepada terlapor apabila laporan yang
diterima terbukti benar atau rehabilitasi jika laporan yang diterima dari pelapor terbukti salahpalsu
fitnah. b. Penanggung jawab setelah mempertimbangkan
hasil telaahan dan sumber informasi lainnya, memberikan
perlindungan dan
menetapkan pemberian penghargaan sesuai ketentuan yang
berlaku kepada pelapor, apabila laporan yang diterima terbukti benar atau sanksi jika laporan yang
diterima dari pelapor terbukti salahpalsufitnah. 5.
a. Penanggung jawab setelah mempertimbangkan hasil telaahan dan sumber informasi lainnya,
memerintahkanmenugaskan Kepala SPI dan atau menunjuk Auditor Independen lain untuk
melakukan investigasi atas laporan pelanggaran yang patut diduga mengandung tindak pidana.
b. Kepala SPI danatau Auditor Independen melakukan tugas investigasi, antara lain melalui
pengumpulan bukti, wawancara dengan pihak- pihak yang terkait termasuk penyelenggara WBS
dan pelapor, serta interogasi kepada terlapor sesuai dengan batas kewenangan dan ketentuan
yang berlaku. c.
Kepala SPI danatau Auditor Independen melaporkan hasil audit investigatif kepada
penanggung jawab, berikut rekomendasi tindak lanjutnya.
6. a. Penanggung jawab dapat meneruskan laporan
dugaan pelanggaran kepada Aparat Penegak Hukum APH : Kepolisian atau Kejaksaan atau
Komisi Pemberantasan Korupsi, berdasarkan laporan hasil telaahan penyelenggaran WBS
sebagaimana butir 3.a. danatau laporan hasil audit investigatif dari Kepala SPI atau Auditor
Independen yang ditunjuk sebagaimana butir 5 tersebut di atas.
b. APH melakukan pemeriksaan atas bukti-bukti awal yang disampaikan perusahaan, serta
melakukan penyelidikan dan penyidikan lebih lanjut sesuai batas kewenangan dan peraturan
perundang-undangan yang berlaku. b. WBS organizers entitles the complainant
to perform monitoring monitoring and responses response of the follow-up to report
alleged violations of the reporting submitted. 4.
a. Having considered the results of the analysis and other resources, organizers set a follow-
up to report alleged violations - to impose sanctions if the report received is proved to
be correct, or to provide rehabilitation if the report received is proved to be false fake
slander. b. Having considered the results of the analysis
and other resources, organizers provide protections and set the appropriate award
provisions applicable to the complainant if the report is proved to be true, or to provide
sanctions if the report received is proved to be false fake slander.
5. a. Having considered the results of the analysis
and other resources, organizers order commission the Head of Internal Audit and
or appoint another independent auditor to conduct an investigation into reports of
violations that may contain criminal offense. b. Head of Internal Audit and or the Independent
Auditors perform investigative duties, among others, through the collection of evidence,
interviews with relevant parties including the organizers of the WBS and the reporting, as well as
questioning the authority reported in accordance with the limits of authority and conditions in force.
c. Head of Internal Audit and or the Independent Auditor will report the results of the
investigative audit to the organizers, including recommendations for follow-up.
6. a. Organizers continue to report alleged violations
to Law Enforcement Authorities LEA: Police or the Attorney or the Corruption Eradication
Commission, based on the delivery of a report on the analysis of the WBS as item
3.a. and or investigative audit report of the Head of Internal Audit or Independent Auditor
appointed as mentioned in paragraph 5 above. b. LEA audits the preliminary evidence presented
by the company, and conduct further inquiry and investigation within the limits of authority
and legislation in force.