Pengenalan Tim Auditor Energi

48

2.3.1.2. Pemaparan Latar Belakang, Maksud, Tujuan, dan Lingkup Kegiatan

Sekalipun di dalam naskah proposal penawaran kegiatan yang telah dikirimkan dan diterima pihak pemilik atau pengelola industri sudah dituliskan latar belakang, maksud, tujuan, dan lingkup kegiatan audit energi yang akan dilaksanakan, namun pada kesempatan tatap muka ini perlu dijelaskan kembali mengenai hal-hal tersebut. Sebagaimana diketahui bahwa penjelasan secara lisan dan langsung akan lebih dapat dipahami dibandingkan dengan penjelasan tertulis. Penjelasan sedapat mungkin dilakukan secara singkat namun dapat dipahami, disertai dengan dokumen-dokumen pendukung yang diperlukan. Latar belakang kegiatan audit energi, khususnya kegiatan pengumpulan data primer dan sekunder, kontrak kerjasama, surat penugasan auditor, dan lain sebagainya yang menunjukkan bahwa ada landasan legal yang menjadi dasar dilakukannya kegiatan lapangan tersebut. Di dalam pertemuan pembukaan ini dilakukan juga proses klarifikasi dan tanggapan auditee mengenai paparan tersebut di atas. Setiap kesepakatan yang diambil sebaiknya dicatat dan dimasukkan ke dalam berita acara pelaksanaan kegiatan lapangan. Jika ada keberatan-keberatan dari pihak auditee harus dijadikan catatan keberatan disertai alasannya, untuk nantinya dijadikan sebagai lampiran dalam laporan.

2.3.1.3. Pemaparan Tim Auditee Tentang Sistem danatau Peralatan di Pabrik yang akan Diaudit

Setelah usai penjelasan dari tim auditor mengenai latar belakang, maksud, tujuan, dan disepakati lingkup kegiatannya, dilanjutkan dengan paparan dari tim auditee secara ringkas mengenai sistem di industri yang menjadi obyek kegiatan. Pihak auditee diharapkan dapat menjelaskan urut-urutan proses produksi dimulai dari bahan baku hingga produk yang dihasilkan. Dengan penjelasan ini pihak auditor akan menjadi lebih lengkap informasinya menyangkut jenis dan jumlah peralatan proses dan utilitas. Selain itu pada kesempatan ini pihak auditee juga menjelaskan tentang ketentuan atau prosedur standar K-3 atau safety yang harus dipatuhi oleh setiap anggota tim auditor. Pada kesempatan ini pihak pengelola pabrik atau auditee akan menyampaikan kepada tim auditor tentang personil-personil pabrik yang ditugaskan untuk mendampingi para auditor. Biasanya akan ditugaskan beberapa personil pabrik sesuai dengan bidang atau tugasnya. Dengan demikian terbentuk semacam rekan atau partner kerja. Misalnya, untuk Subtim Sistem Kelistrikan akan didampingi oleh personil A yang kesehariannya memang bertugas pada sistem kelistrikan, sedangkan Subtim Sistem Boiler didampingi oleh B, demikian seterusnya. Tugas pendampingan ini mutlak diperlukan agar setiap kegiatan yang dilakukan oleh masing-masing Subtim atau auditor dapat dilaksanakan secara efektif dan aman. Untuk itu kepada setiap 49 anggota tim auditor disarankan senantiasa berkoordinasi dengan masing-masing pendampingnya.

2.3.1.4. Pemaparan Agenda Kegiatan Pengumpulan Data

Paparan rencana agenda survei dilakukan oleh Manajer Tim untuk mendapatkan masukan dari auditee sebelum pelaksanaan di lapangan. Agenda survei lapangan disusun sesuai kesepakatan antara auditor dan auditee. Agenda survei yang disusun setidaknya mencakup: lokasi objek survei, data yang diperlukan, metoda pengumpulan data, surveyorauditor, dan jangka waktu pelaksanaan kegiatan. Contoh agenda kegiatan dapat dilihat pada Tabel 2-6. Pihak auditee dapat menambahkan PIC person in charge sebagai pendamping untuk setiap lokasi obyek survei. Jika ada kegiatan survei yang tidak memungkinkan untuk dilaksanakan dapat dicatat dan disesuaikan selama tidak keluar dari maksud dan tujuan audit di awal. Tabel 2-6 Contoh agenda kegiatan pengumpulan data primer daan sekunder. No Lokasi Kegiatan Pengukuran Data Sekunder y ang Diperlukan Jadw al Pelaksanaan Auditor Auditee 1 Gedung Kelistrikan Power House dan Panel-panel listrik Parameter listrik, meliputi: arus, tegangan, daya, faktor daya Cos Φ Single line diagram , data beban, trafo, rekening listrik 2 tahun terakhir Tanggal dd s.d dd-mm-yy Auditor-1, Auditor-2, Auditor-3 Auditee-1 2 Gd. Boiler Laju alir dan temperatur bahan bakar, udara pembakaran, air umpan boiler, uap, blow-down , tekanan uap, temperatur dinding boiler, kelembaban nisbi udara sekitar, komposisi gas buang, TDS blow-down . Spesifikasi boiler, data operasional boiler 1 bulan terakhir Tanggal dd s.d dd-mm-yy Auditor-4, Auditor-5, Auditor-6 Auditee-2 3 Gd. Diesel- Generator Laju alir bahan bakar, udara pembakaran, kadar dan temperatur gas buang Spesifikasi diesel generator, data operasional diesel generator 1 bulan Tanggal dd s.d dd-mm-yy Auditor-7 Auditee-3 4 Berkeliling kegiatan Sistem Distribusi Uap Temperatur pipa distribusi uap khususnya yang tidak berisolasi, kebocoran uap. Diagram alir proses termasuk uap. Tanggal dd s.d dd-mm-yy Auditor-8 Auditee-4 5 Berkeliling kegiatan Sistem Integrasi Proses Laju alir, temperatur, dan tekanan operasi peralatan proses Spesifikasi peralatan proses Tanggal dd s.d dd-mm-yy Auditor-9 Auditee-5 6 Lokasi Pompa Parameter listrik arus, tegangan, daya, Cos Φ, laju alir fluida, tekanan kerja pompa. Spesifikasi pompa Tanggal dd s.d dd-mm-yy Auditor 10 Auditee-6 7 Gedung Manajemen Dokumen komitmen manajemen energi, program konservasi energi yang telah, sedang, dan akan dilaksanakan. Tanggal dd s.d dd-mm-yy Auditor-11 Auditee-7