Produits à reporter Comptabilité économique
Toutefois, à l’occasion du contrôle des comptes 2011 et 2012 de l’Issep, la Cour a constaté les problèmes suivants :
• présence non systématique de bons de commandes dûment approuvés ;
• discordances entre des bons de commande et des factures. Dans ce cas, l’écart entre le
bon de commande et la facture est justiié par un document interne ; •
bons de commande de régularisation émis après réception de la facture ; • absence de bons de réception ;
• délégations de signature en cascade pouvant conduire à une déresponsabilisation du
personnel dans l’accomplissement des tâches qui lui incombent ; •
diiculté d’identiier systématiquement, au départ des signatures et traces apposées sur les pièces comptables, l’identité et les fonctions des personnes qui interviennent dans le
processus d’approbation des dépenses ;
• manque de planiication et de centralisation des besoins, qui entraîne la multiplication
de commandes par divers demandeurs auprès d’un même fournisseur
127
. Ce fraction- nement des achats induit un risque de non-respect de la réglementation en matière de
marchés publics puisque la valeur globale du marché a une incidence sur le type de publicité à assurer et conditionne la possibilité de recourir à la procédure négociée sans
publicité ;
• difusion d’instructions relatives aux procédures d’achat au moyen de notes de services
internes qui ont fait l’objet de multiples amendements
128
. Par conséquent, au vu des méthodes et procédures relatives à l’organisation comptable ac-
tuelle, la Cour a recommandé à l’Institut : •
de rédiger un manuel de procédures comptables qui formalise l’ensemble des règles à respecter au sein de l’Institut, depuis l’identiication du besoin jusqu’au paiement de la
dépense, et de veiller à sa stricte application ;
• de déinir clairement les rôles et responsabilités de chaque agent et ce, en conformité
avec les délégations de pouvoirs applicables au sein de l’Institut ; •
d’élaborer un registre exhaustif des modèles de signature qui permettent d’attester de l’identité des personnes habilitées à intervenir au niveau des diférentes phases du pro-
cessus d’achat.
Enin, lors de son contrôle, la Cour a relevé que l’Issep ne disposait d’aucun responsable comptable ; elle a recommandé de remédier à cette situation dans les plus brefs délais, ain
d’assurer la supervision de l’ensemble des tâches qui incombent à la gestion comptable et inancière de l’organisme. Un responsable comptable est entré en fonction le 1
er
octobre 2014.
2.4.2 Caisse Les achats urgents dont le montant ne dépasse pas 150 euros peuvent être réalisés au moyen
d’avances de caisse
129
. Les demandes d’achat, visées par le demandeur et par un responsable de cellule ou de direction, doivent toutefois être approuvées préalablement par le directeur
général. Lors de son contrôle précédent, la Cour avait recommandé au gestionnaire de la
127 Par exemple : acquisition de licences informatiques, d’appareils de mesure de carbone, etc.
128 La dernière note interne en matière de commande est datée du 28 mai 2014.
129 La note du 28 mai 2014, qui adapte la note du 16 octobre 2009 relative à la procédure des dépenses par caisse,
rappelle qu’il s’agit d’une procédure exceptionnelle réservée aux achats urgents de moins de 150 euros ou lorsque le fournisseur n’accepte pas ou plus de paiement diféré. Dans ce dernier cas, la limite est de 500 euros. Par ailleurs,
les demandes d’achat seront dorénavant introduites par voie électronique.
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E
CAHIER DOBSERVATIONS ADRESSÉ PAR LA COUR DES COMPTES AU PARLEMENT WALLON 77
caisse de veiller à la stricte conformité des pièces aux procédures internes avant d’efec- tuer une dépense. Le montant total des dépenses payées par caisse s’est élevé à quelque
125.000 euros en 2011 et 95.000 euros en 2012.
Un examen par sondage de ces dépenses a révélé que, contrairement à la procédure mise en place au sein de l’organisme :
• de nombreuses dépenses dépassent le montant de 150 euros prévus par la procédure
interne de l’Issep ; •
des demandes préalables d’achat ne sont pas systématiquement annexées aux demandes d’avances de caisse ;
• quand les demandes d’achat sont présentes, il apparaît que le montant des avances
octroyées est, de façon régulière, largement supérieur au total de ces demandes ; • certaines demandes d’achat ne comportent pas l’ensemble des signatures requises par
la procédure interne. Par ailleurs, l’examen des justiicatifs des dépenses payées par caisse a révélé les carences
suivantes : •
l’absence de pièces justiicatives probantes pour certaines dépenses
130
; •
l’absence de signature systématique des documents justiicatifs de caisse par un respon- sable de l’Institut ;
• l’absence de mise en concordance systématique des demandes d’achat avec les pièces
justiicatives jointes aux décomptes réalisés par caisse, ce qui signiie que l’Institut ne vériie pas toujours que les avances de caisse ont été utilisées aux ins pour lesquelles
elles ont été accordées. Cette situation a permis l’achat d’appareils de téléphonie mobile, d’outillage, de vêtements de ville, de boissons diverses, etc., sans rapport avec l’autorisa-
tion accordée lors de la demande d’achat préalable ;
• des demandes d’achat antérieures ont été réutilisées en copie pour justiier l’octroi de
nouvelles avances ; •
la plupart des documents d’avance de caisse ne comportent que la seule signature du demandeur ;
• des déclarations de créance en matière de frais de parcours et de séjour, portant la seule
signature du demandeur, ont été payées par caisse pour des montants pouvant atteindre 1.000 euros par mois. Par ailleurs, les ordres de mission joints aux déclarations de créance
ne comportent pas toujours la signature d’un responsable
131
. En conclusion, la Cour a constaté que la procédure d’achat par caisse n’a pas été correcte-
ment appliquée durant les années 2011 et 2012. Tous les mouvements de caisse devraient être correctement documentés, présenter les marques d’autorisations préalables et être appuyés
par des justiicatifs probants.
130 Des preuves de paiement ou encore des documents qualiiés de factures sur lesquelles toutes les mentions requises
par la loi n’ont pas été apposées igurent parmi les pièces justiicatives de dépenses payées par caisse. 131
L’ordre de mission doit être signé par : 1. le chef de service ou de la tâche,
2. le chef de section, 3. le responsable des services généraux,
4. le directeur général si la demande est passée par le comité de direction missions à l’étranger.