Comptabilisation des recettes FSE

26 E CAHIER DOBSERVATIONS ADRESSÉ PAR LA COUR DES COMPTES AU PARLEMENT WALLON 77 caisse de veiller à la stricte conformité des pièces aux procédures internes avant d’efec- tuer une dépense. Le montant total des dépenses payées par caisse s’est élevé à quelque 125.000 euros en 2011 et 95.000 euros en 2012. Un examen par sondage de ces dépenses a révélé que, contrairement à la procédure mise en place au sein de l’organisme : • de nombreuses dépenses dépassent le montant de 150 euros prévus par la procédure interne de l’Issep ; • des demandes préalables d’achat ne sont pas systématiquement annexées aux demandes d’avances de caisse ; • quand les demandes d’achat sont présentes, il apparaît que le montant des avances octroyées est, de façon régulière, largement supérieur au total de ces demandes ; • certaines demandes d’achat ne comportent pas l’ensemble des signatures requises par la procédure interne. Par ailleurs, l’examen des justiicatifs des dépenses payées par caisse a révélé les carences suivantes : • l’absence de pièces justiicatives probantes pour certaines dépenses 130 ; • l’absence de signature systématique des documents justiicatifs de caisse par un respon- sable de l’Institut ; • l’absence de mise en concordance systématique des demandes d’achat avec les pièces justiicatives jointes aux décomptes réalisés par caisse, ce qui signiie que l’Institut ne vériie pas toujours que les avances de caisse ont été utilisées aux ins pour lesquelles elles ont été accordées. Cette situation a permis l’achat d’appareils de téléphonie mobile, d’outillage, de vêtements de ville, de boissons diverses, etc., sans rapport avec l’autorisa- tion accordée lors de la demande d’achat préalable ; • des demandes d’achat antérieures ont été réutilisées en copie pour justiier l’octroi de nouvelles avances ; • la plupart des documents d’avance de caisse ne comportent que la seule signature du demandeur ; • des déclarations de créance en matière de frais de parcours et de séjour, portant la seule signature du demandeur, ont été payées par caisse pour des montants pouvant atteindre 1.000 euros par mois. Par ailleurs, les ordres de mission joints aux déclarations de créance ne comportent pas toujours la signature d’un responsable 131 . En conclusion, la Cour a constaté que la procédure d’achat par caisse n’a pas été correcte- ment appliquée durant les années 2011 et 2012. Tous les mouvements de caisse devraient être correctement documentés, présenter les marques d’autorisations préalables et être appuyés par des justiicatifs probants. 130 Des preuves de paiement ou encore des documents qualiiés de factures sur lesquelles toutes les mentions requises par la loi n’ont pas été apposées igurent parmi les pièces justiicatives de dépenses payées par caisse. 131 L’ordre de mission doit être signé par : 1. le chef de service ou de la tâche, 2. le chef de section, 3. le responsable des services généraux, 4. le directeur général si la demande est passée par le comité de direction missions à l’étranger. Durant son contrôle, la Cour a été informée que l’Institut avait intenté deux actions en justice pour détournement de fonds, à l’encontre de trois anciens membres de son person- nel. Cette situation conirme que la procédure de dépenses par caisse présente de sérieux risques. La Cour a recommandé dès lors à l’Institut de compléter sa procédure de dépenses par caisse ain de réduire les dépenses qui peuvent être payées par ce canal, de préciser davantage les modalités d’utilisation de la caisse, ainsi que les justiicatifs admissibles. Par ailleurs, le contrôle de ce type de dépenses devrait être renforcé et un inventaire de la caisse réalisé quotidiennement. Enin, la Cour a rappelé que le paiement par caisse ne dispense ni du respect de la procédure d’engagement et d’ordonnancement des dépenses selon les règles de délégation en vigueur, ni du respect de la réglementation en matière de marchés publics. Dans sa réponse, le directeur général a signalé avoir mis en place, le 1 er octobre 2014, une pro- cédure générale relative à l’établissement d’une commande, laquelle consigne l’ensemble des notes de services et décisions du comité des responsables de direction 132 . Il estime par ailleurs avoir résolu plusieurs problèmes relatifs à la procédure d’établissement et d’appro- bation des bons de commande, d’engagement des dépenses et de délégation de signature. Il se réfère à l’instauration d’un registre exhaustif des signatures et d’une centrale d’achat pour les achats communs aux diférents services, à la révision de la procédure d’avance et d’achats par caisse qui ne s’élèvent plus qu’à 21.000 euros en 2013, ainsi qu’au plan quin- quennal d’investissements visant tout achat supérieur à 8.500 euros, en voie d’achèvement. Lors de son prochain contrôle, la Cour apportera une attention particulière à l’examen et au respect de ces nouvelles procédures.

2.4.3 Signalétique clients et fournisseurs

La Cour des comptes a constaté des redondances dans les signalétiques de l’Issep : en efet, des données relatives à un même fournisseur ou un même client sont parfois encodées à plusieurs reprises sous des dénominations diférentes. Elle a également relevé que l’accès à ces signalétiques n’était pas protégé et que tout agent disposant d’un accès en écriture au logiciel comptable pouvait créer ou modiier des données propres à un client ou à un four- nisseur, en ce compris les numéros de comptes bancaires. Par conséquent, la Cour a insisté pour que l’Issep, d’une part, procède à une revue complète des signalétiques clients et fournisseurs en optant pour un identiiant unique et, d’autre part, conie les droits d’accès en écriture à ces signalétiques à une seule personne ne possé- dant aucun droit en matière d’imputation comptable ou de paiement. Dans sa réponse, le directeur général a signalé que les signalétiques clients et fournisseurs seront révisées dès que possible et que leurs accès seront protégés. Il s’engage à veiller à assurer une correcte séparation des fonctions.

2.4.4 Délégation de pouvoir en matière de paiement

La Cour des comptes a constaté qu’un agent chargé de l’encodage des factures fournisseurs disposait d’une délégation de pouvoir en matière de paiement pour des montants maxi- 132 Dispositions générales, processus pour les marchés supérieurs et inférieurs à 8.500 euros hors TVA, achats via avances de caisse ou par internet, dépassements, etc.