Afectation du résultat

26 E CAHIER DOBSERVATIONS ADRESSÉ PAR LA COUR DES COMPTES AU PARLEMENT WALLON 75 en termes de conservation 125 . L’Institut devrait, pour cette raison, en tenir un inventaire extracomptable. Dans sa réponse, le directeur général a précisé que l’absence d’inventaire physique complet des immobilisés est liée essentiellement à l’absence d’interconnexion entre les inventaires « qualité », d’une part, et comptable, d’autre part. Selon lui, il convient d’élaborer d’abord des procédures d’inventorisation et de se doter d’outils adéquats. Tenant compte des moyens disponibles, cet inventaire physique pourrait être réalisé en 2015. Il a ajouté que la mise en place d’un nouveau logiciel comptable intégré permettrait d’inclure une gestion d’inventaire automatisée.

2.3.2 Cessions et désafectations

En 2012, des biens totalement amortis ont été sortis de l’inventaire comptable pour un montant total de 9.108.486,93 euros en valeur d’acquisition. Il s’agit de logiciels informa- tiques 320.893,63 euros, de matériel scientiique 7.358.058,19 euros et de travaux d’ins- tallation 1.429.535,12 euros acquis ou réalisés avant l’an 2000. Ce nettoyage de l’inventaire comptable n’a donné lieu à aucun contrôle physique des biens concernés. Par ailleurs, aucun document autorisant et justiiant ces sorties d’inventaire n’a pu être produit lors du contrôle. La Cour des comptes a constaté que, malgré l’opération précitée, les inventaires comptables au 31 décembre 2012 reprennent toujours des biens tels que du matériel roulant et du maté- riel informatique acquis au début des années 1990. L’Institut devrait s’assurer que ces biens ne sont pas désafectés. La Cour a également relevé que la procédure relative à la revente de matériel, déinie en avril 2012 126 , ne vise que les biens cédés à des tiers à titre gratuit ou onéreux, mais ne précise pas la marche à suivre dans les autres situations, notamment en cas de vol ou d’obsolescence. Elle a donc recommandé à l’Institut de compléter ses procé- dures en matière de sorties d’inventaire. Dans sa réponse, le directeur général de l’Issep a précisé que la vente de gré à gré des biens représentant une valeur marchande, dont les véhicules, a été interdite en 2012. Elle est désormais coniée à l’administration des domaines.

2.4 Cycle des achats

2.4.1 Suivi des recommandations

Lors des précédents contrôles de la Cour des comptes, le cycle des achats a fait l’objet de recommandations qui ont conduit à des améliorations. 125 Essentiellement du petit matériel informatique tel que disques durs externes, des rétroprojecteurs ou encore des appareils de téléphonie mobile. 126 Cette procédure précise que toute convention de vente doit être soumise à l’autorisation préalable du directeur général ou, en son absence, à celle du directeur général adjoint. Les biens sont vendus trimestriellement selon une procédure d’adjudication au plus ofrant. Toutefois, à l’occasion du contrôle des comptes 2011 et 2012 de l’Issep, la Cour a constaté les problèmes suivants : • présence non systématique de bons de commandes dûment approuvés ; • discordances entre des bons de commande et des factures. Dans ce cas, l’écart entre le bon de commande et la facture est justiié par un document interne ; • bons de commande de régularisation émis après réception de la facture ; • absence de bons de réception ; • délégations de signature en cascade pouvant conduire à une déresponsabilisation du personnel dans l’accomplissement des tâches qui lui incombent ; • diiculté d’identiier systématiquement, au départ des signatures et traces apposées sur les pièces comptables, l’identité et les fonctions des personnes qui interviennent dans le processus d’approbation des dépenses ; • manque de planiication et de centralisation des besoins, qui entraîne la multiplication de commandes par divers demandeurs auprès d’un même fournisseur 127 . Ce fraction- nement des achats induit un risque de non-respect de la réglementation en matière de marchés publics puisque la valeur globale du marché a une incidence sur le type de publicité à assurer et conditionne la possibilité de recourir à la procédure négociée sans publicité ; • difusion d’instructions relatives aux procédures d’achat au moyen de notes de services internes qui ont fait l’objet de multiples amendements 128 . Par conséquent, au vu des méthodes et procédures relatives à l’organisation comptable ac- tuelle, la Cour a recommandé à l’Institut : • de rédiger un manuel de procédures comptables qui formalise l’ensemble des règles à respecter au sein de l’Institut, depuis l’identiication du besoin jusqu’au paiement de la dépense, et de veiller à sa stricte application ; • de déinir clairement les rôles et responsabilités de chaque agent et ce, en conformité avec les délégations de pouvoirs applicables au sein de l’Institut ; • d’élaborer un registre exhaustif des modèles de signature qui permettent d’attester de l’identité des personnes habilitées à intervenir au niveau des diférentes phases du pro- cessus d’achat. Enin, lors de son contrôle, la Cour a relevé que l’Issep ne disposait d’aucun responsable comptable ; elle a recommandé de remédier à cette situation dans les plus brefs délais, ain d’assurer la supervision de l’ensemble des tâches qui incombent à la gestion comptable et inancière de l’organisme. Un responsable comptable est entré en fonction le 1 er octobre 2014. 2.4.2 Caisse Les achats urgents dont le montant ne dépasse pas 150 euros peuvent être réalisés au moyen d’avances de caisse 129 . Les demandes d’achat, visées par le demandeur et par un responsable de cellule ou de direction, doivent toutefois être approuvées préalablement par le directeur général. Lors de son contrôle précédent, la Cour avait recommandé au gestionnaire de la 127 Par exemple : acquisition de licences informatiques, d’appareils de mesure de carbone, etc. 128 La dernière note interne en matière de commande est datée du 28 mai 2014. 129 La note du 28 mai 2014, qui adapte la note du 16 octobre 2009 relative à la procédure des dépenses par caisse, rappelle qu’il s’agit d’une procédure exceptionnelle réservée aux achats urgents de moins de 150 euros ou lorsque le fournisseur n’accepte pas ou plus de paiement diféré. Dans ce dernier cas, la limite est de 500 euros. Par ailleurs, les demandes d’achat seront dorénavant introduites par voie électronique.