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CAHIER DOBSERVATIONS ADRESSÉ PAR LA COUR DES COMPTES AU PARLEMENT WALLON 65
Toutefois, dans le cadre de la démarche qualité ISO 9001, le processus global de gestion des équipements pédagogiques a fait l’objet d’une proposition de procédure qui déinit les
acteurs impliqués et les documents nécessaires à chacune des étapes du processus, depuis la conception du référentiel et des outils pédagogiques jusqu’à la vériication de la confor-
mité et de la fonctionnalité des équipements. Selon cette nouvelle procédure, le contrôle de la présence physique des biens subventionnés dans les centres incombe aux conseillers
pédagogiques.
2.3.3 Respect de la législation sur les marchés publics par les centres
Dans le cadre de la démarche qualité ISO 9001, une méthode de contrôle du respect de la législation sur les marchés publics par les centres a été élaborée. Cette procédure prévoit
que lorsqu’un centre formule une demande de subventionnement pour l’acquisition d’un bien, il doit notamment fournir la décision motivée d’attribution du marché, ce qui permet-
tra aux contrôleurs de gestion de vériier le respect des dispositions relatives à la passation des marchés publics.
En outre, pour chaque exercice comptable, le comptable de l’Institut doit aussi répertorier les biens subventionnés dans un cadastre. Les contrôleurs de gestion devront examiner sur
place, à l’aide d’une liste de contrôle, un échantillon de dossiers de marchés publics et en acteront les résultats dans un rapport global. À partir de l’année scolaire 2014-2015, chaque
centre fera l’objet d’une vériication au moins tous les trois ans.
2.3.4 Logiciel Walter
Lors de son contrôle précédent, la Cour des comptes avait relevé les diicultés de l’IFAPME à élaborer des statistiques et un rapportage au départ du logiciel de gestion des cours Walter.
Dans le cadre de l’élaboration du schéma directeur pluriannuel informatique prévu par le contrat de gestion, l’Institut a fait appel à un consultant externe pour réaliser un diagnostic
de la situation existante. Celui-ci a relevé les diicultés rencontrées dans le développement de Walter
tutelles, ainsi que l’arrêt de la collaboration avec le prestataire concerné. Dans l’attente d’une nouvelle solution informatique, le logiciel Walter est utilisé pour
recueillir les données relatives aux heures de cours prestées par les formateurs, utiles pour déterminer leurs rémunérations et les subventions de fonctionnement du centre. Lors de
l’audit des comptes des années 2009 et 2010, les demandes de subventions étaient établies par les centres puis envoyées à la direction inancière et comptable, qui les contrôlait sur
la base des informations reprises dans Walter. Depuis in 2012, par souci de simpliica- tion administrative, le processus est inversé : la direction inancière de l’Institut extrait les
données du logiciel et établit les demandes de subventionnement, qui sont ensuite validées par les centres.
La Cour avait recommandé d’organiser un contrôle ain de valider les présences aux difé- rentes formations déclarées par les centres via Walter. Cette recommandation a été prise en
compte : l’Institut avait désigné un responsable pour réaliser cette tâche, mais il a entre- temps quitté l’organisme. Il a été remplacé le 1
er
avril 2014. Un planning de contrôle sur place des présences a été ixé pour l’année scolaire 2014-2015, les premiers contrôles étant
prévus pour octobre 2014.
2.4 Comptabilité économique
2.4.1 Règles comptables
En contravention à l’article 16 du décret organique de l’IFAPME, le gouvernement n’a pas encore ixé les règles relatives à la présentation du budget, à la comptabilité, aux situations
et rapports annuels, ainsi qu’au contrôle de l’engagement des dépenses.
Dans l’attente, l’Institut applique les règles de l’ex-IFPME, qui s’inspirent de l’arrêté royal du 30 janvier 2011 portant exécution du code des sociétés. Ces règles comptables ont été
soumises au comité de gestion pour approbation.
2.4.2 Centralisation de trésorerie
Depuis le 12 avril 2013, tous les comptes bancaires de l’IFAPME sont centralisés auprès du caissier centralisateur. En efet, suite à une remarque formulée par les réviseurs dans leurs
rapports 2011 et 2012, l’Institut a clôturé les comptes bancaires de la « société 32 » FSE et transféré les fonds qui s’y trouvaient sur des comptes centralisés.
2.4.3 Afectation du résultat
Selon l’article 15, 7°, du décret constitutif de l’IFAPME, les recettes de l’Institut sont notam- ment constituées des «
soldes non utilisés des exercices antérieurs dans les limites ixées par le gouvernement et devant faire l’objet de justiications ultérieures conformes à l’afectation
des subventions concernées ». La Cour des comptes a relevé le manque de précision du décret
quant à la déinition de ces « soldes non utilisés » et l’absence de limitation de ces reports par le gouvernement.
En pratique, l’afectation du résultat fait l’objet, selon le cas, de décisions du comité de gestion ou du ministre de tutelle sur proposition du comité. Chaque année, le montant
qui fait l’objet d’une proposition d’afectation au ministre de tutelle porte sur les reports cumulés et non utilisés depuis 2003. En 2011, celui-ci s’élevait à 17,6 millions d’euros
106
. Le résultat soumis à afectation est un résultat budgétaire corrigé, dont l’Institut déduit les
afectations décidées par le comité de gestion. Celles-ci peuvent concerner des investisse- ments futurs, poursuivre des inalités spéciiques ou résulter d’une décision du comité ain
d’assurer une gestion en bon père de famille de l’IFAPME.
La Cour a souligné le manque de clarté quant aux rôles respectifs du comité de gestion et du ministre de tutelle en matière de décision d’afectation des soldes reportés : une déci-
sion d’afectation à un investissement futur est, dans certains cas, directement prise par le comité et, dans d’autres, soumise à l’approbation du ministre dans la proposition de report
du résultat budgétaire net. La Cour recommande au gouvernement de clariier la situation, lorsqu’il ixera, par arrêté, les limites de report de soldes non utilisés.
En 2011, le comité de gestion a décidé de créer un fonds afecté pour le phasing out FSE. Comptabilisé en 2011 et alimenté à concurrence de 1.350.000 euros, il vise à couvrir soit les
rémunérations du personnel pendant la période de transition entre les deux programma- tions, soit les éventuelles indemnités de licenciement du personnel inancé par les fonds
106 La décision d’afectation du report cumulé pour l’année 2012 n’était pas encore disponible lors de la clôture des
travaux d’audit.
