Logiciel comptable et dépassements de crédits

26 E CAHIER DOBSERVATIONS ADRESSÉ PAR LA COUR DES COMPTES AU PARLEMENT WALLON 77 caisse de veiller à la stricte conformité des pièces aux procédures internes avant d’efec- tuer une dépense. Le montant total des dépenses payées par caisse s’est élevé à quelque 125.000 euros en 2011 et 95.000 euros en 2012. Un examen par sondage de ces dépenses a révélé que, contrairement à la procédure mise en place au sein de l’organisme : • de nombreuses dépenses dépassent le montant de 150 euros prévus par la procédure interne de l’Issep ; • des demandes préalables d’achat ne sont pas systématiquement annexées aux demandes d’avances de caisse ; • quand les demandes d’achat sont présentes, il apparaît que le montant des avances octroyées est, de façon régulière, largement supérieur au total de ces demandes ; • certaines demandes d’achat ne comportent pas l’ensemble des signatures requises par la procédure interne. Par ailleurs, l’examen des justiicatifs des dépenses payées par caisse a révélé les carences suivantes : • l’absence de pièces justiicatives probantes pour certaines dépenses 130 ; • l’absence de signature systématique des documents justiicatifs de caisse par un respon- sable de l’Institut ; • l’absence de mise en concordance systématique des demandes d’achat avec les pièces justiicatives jointes aux décomptes réalisés par caisse, ce qui signiie que l’Institut ne vériie pas toujours que les avances de caisse ont été utilisées aux ins pour lesquelles elles ont été accordées. Cette situation a permis l’achat d’appareils de téléphonie mobile, d’outillage, de vêtements de ville, de boissons diverses, etc., sans rapport avec l’autorisa- tion accordée lors de la demande d’achat préalable ; • des demandes d’achat antérieures ont été réutilisées en copie pour justiier l’octroi de nouvelles avances ; • la plupart des documents d’avance de caisse ne comportent que la seule signature du demandeur ; • des déclarations de créance en matière de frais de parcours et de séjour, portant la seule signature du demandeur, ont été payées par caisse pour des montants pouvant atteindre 1.000 euros par mois. Par ailleurs, les ordres de mission joints aux déclarations de créance ne comportent pas toujours la signature d’un responsable 131 . En conclusion, la Cour a constaté que la procédure d’achat par caisse n’a pas été correcte- ment appliquée durant les années 2011 et 2012. Tous les mouvements de caisse devraient être correctement documentés, présenter les marques d’autorisations préalables et être appuyés par des justiicatifs probants. 130 Des preuves de paiement ou encore des documents qualiiés de factures sur lesquelles toutes les mentions requises par la loi n’ont pas été apposées igurent parmi les pièces justiicatives de dépenses payées par caisse. 131 L’ordre de mission doit être signé par : 1. le chef de service ou de la tâche, 2. le chef de section, 3. le responsable des services généraux, 4. le directeur général si la demande est passée par le comité de direction missions à l’étranger.